Datenschutzhinweis für Mitglieder

Wer verantwortlich ist

Verantwortlich ist Münster AI, eine studentische Initiative in Gründung, Borkenfeld 46, 48161 Münster, vertreten durch Julian Wenning (info@muensterai.com).

Ansprechperson für Datenschutz ist vorläufig Gabriel Petrovic (technische Verwaltung): gabriel.petrovic@muensterai.com.

Was gespeichert wird

Pflicht sind nur dein Name und deine Mail-Adresse für die Anmeldung. Alles andere im Profil ist freiwillig und pflegst du selbst: Foto, Links, Kontaktdaten, „Über mich“ und Skills.

Für die Vereinsarbeit speichert das OS:

• Konto und Anmeldung: Mail-Adresse, Sitzungen, Passkeys.
• Mitgliedschaft: Ressort, Ämter, Projekte und Zuständigkeiten.
• Arbeit: Aufgaben, Treffen mit Zu- und Absagen, Protokolle, Dokumente, Entscheidungen, Ideen, Feedback.
• Partner und Förderung, mit Ansprechpersonen bei Partnern und dem Kontaktverlauf.
• Lernen: dein Lernstand.
• Mitteilungen und deine Einstellungen dazu.
• Ein Verlauf jeder Änderung: wer, wann, was. Lesen in der Oberfläche wird nicht protokolliert, nur Zugriffe über KI.

Wer es sieht

• Mitglieder sehen die für Mitglieder freigegebenen Inhalte und das Verzeichnis mit Name, Amt und Ressort. Was du freiwillig ins Profil schreibst, sehen nur Mitglieder.
• Vertrauliches sehen nur Berechtigte, vor allem der Vorstand.
• Die technische Verwaltung (zwei benannte Personen) kommt technisch an alle Daten. Sie ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Die KI-Regel

Du kannst dein eigenes KI-Konto (zum Beispiel Claude oder ChatGPT) mit dem OS verbinden. Das ist freiwillig. Deine KI liest dann, was du im OS sehen darfst, auch Namen aus Aufgaben und Protokollen.

Was deine KI liest, liegt danach beim Anbieter deines Kontos. Mit diesem Anbieter hat der Verein keinen Vertrag. Trennst du die Verbindung, kommt nichts Neues mehr an. Was schon gelesen wurde, löschst du nur dort.

Das gilt auch für die gemeinsame Liste der Mitglieder (Name, Ressort, Ämter, Projekte, Zuständigkeiten, freiwillig Skills; nie Kontaktdaten), die eure KI-Werkzeuge lesen. Du kannst im Profil unter „Personenliste im Kontext-Repo“ widersprechen; dann steht dort nur dein Amt ohne Namen.

Bitte halte dich an drei Regeln:

• Schalte in deiner KI-App das Training mit deinen Daten ab.
• Kopiere nichts aus dem OS in andere Chats, und nichts Heikles in die KI.
• Trenne die Verbindung, wenn du sie nicht mehr brauchst: Profil › KI.

KI verbinden und trennen

Agenten auf den Rechnern von Mitgliedern

Mitglieder können ihren eigenen Agenten (Claude Code oder Codex) als „Node“ an das OS hängen. Andere Mitglieder können diesem Agenten Aufträge geben. Der Agent läuft dann auf dem Rechner seines Besitzers und verarbeitet dort Vereinsdaten.

• Im Auftrag handelt der Agent höchstens mit deinen Rechten. Er sieht durch deinen Auftrag nichts, was du nicht sehen darfst.
• Wer einen Node einrichtet, verpflichtet sich zur Vertraulichkeit.
• Zwischenschritte eines Auftrags (kurze Texte, keine Rohdaten) löscht das OS nach 90 Tagen.
• Was auf dem Rechner des Besitzers liegt und bei seinem KI-Anbieter, folgt dessen Regeln. Der Verein hat dort keinen Vertrag.

Slack

Slack ist freiwillig. Verbindest du dein Slack-Konto, speichert das OS nur die Verknüpfung. Dann können Hinweise als Direktnachricht kommen, und verknüpfte Projektkanäle bekommen kurze Meldungen.

An Slack gehen nur Titel, Zeit und Link, nie der Inhalt. Vertrauliches geht nur als neutrale Zeile ohne Titel. Das OS liest keine Gespräche mit.

Slack zeigt im kostenlosen Tarif 90 Tage und löscht Daten nach einem Jahr. Eigene Nachrichten zu gelöschten Inhalten löscht das OS selbst. [Vorstand ergänzt: Sitz von Slack, Vertragsstand (Auftragsverarbeitung) und Rechtsgrundlage]

Mail, Kalender und Push

• Mails zur Anmeldung und zur Sicherheit deines Kontos sind nötig. Alle anderen Mitteilungen per Mail kannst du abschalten.
• Den Kalender-Feed richtest du selbst ein. Er zeigt Titel, Zeit und Ort der Treffen, die du siehst; Vorstandstermine nur neutral.
• Push-Mitteilungen sind freiwillig und immer neutral, ohne Titel.

Empfänger und Verträge

• Hetzner (Server und Sicherung). [Vorstand ergänzt: Sitz, Vertragsstand und Rechtsgrundlage]
• Strato (Mailversand). [Vorstand ergänzt: Sitz, Vertragsstand und Rechtsgrundlage]
• Slack (nur wenn du es verbindest). [Vorstand ergänzt: Sitz, Vertragsstand, Drittland und Rechtsgrundlage]
• GitHub (geprüftes Wissen ohne Namen und die Liste der Mitglieder im Kontext-Repo). [Vorstand ergänzt: Sitz, Vertragsstand, Drittland und Rechtsgrundlage]
• Anthropic (nur der Agent des Vereins, über das Konto des Vereins). [Vorstand ergänzt: Sitz, Vertragsstand, Drittland und Rechtsgrundlage]
• Wofür der Verein welche Daten nutzt und auf welcher Rechtsgrundlage: [Vorstand ergänzt: Zweck und Rechtsgrundlage je Verarbeitung]

Wie lange es bleibt

Die Fristen sind Vorschläge, bis der Vorstand sie beschließt. Das OS löscht täglich, was fällig ist.

• Profil, Kontakt, Lernstand und Einstellungen: 30 Tage nach dem Austritt. Alle Zugänge enden sofort.
• Papierkorb: 30 Tage; Ansprechpersonen bei Partnern darin 7 Tage.
• Absagegründe: 30 Tage nach dem Treffen. Zu- und Absagen: 90 Tage nach dem Treffen.
• Inhalte im Änderungsverlauf und Protokolle der KI-Zugriffe: 90 Tage.
• Zwischenschritte von Agenten-Aufträgen: 90 Tage.
• KI-Verbindung ohne Nutzung: nach 30 Tagen getrennt.
• Erledigtes Feedback: 12 Monate.
• Mitteilungen: 90 Tage nach dem Lesen, ungelesen 400 Tage.
• Arbeitsergebnisse wie Protokolle und Dokumente bleiben. Auf Antrag wird dein Name dort durch einen Ersatznamen ersetzt; über Amt und Zeitraum kann man dich trotzdem erkennen.
• Sicherungen: 30 Tage, mit Snapshots bis zu 40 Tage, die Monatskopie bis rund 71 Tage. Nach einer Wiederherstellung löscht das OS Gelöschtes erneut.
• [Vorstand ergänzt: beschlossene Fristen und Aufbewahrung formaler Unterlagen]

Deine Rechte

Du kannst Auskunft, Mitnahme, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch verlangen. Unter Profil › Meine Daten lädst du deine Daten herunter und stellst Anfragen.

Du kannst dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren: [Vorstand ergänzt: zuständige Aufsichtsbehörde].

Meine Daten